Ways to send large files by email

How many times has this happened to you? You are trying to send a large file you have been working on - for example, a video or presentation, or maybe just a high-resolution photo - by email. But your emails keep coming back unreported with an “too large attachment” error message. No matter how many times you try, your provider simply will not allow you to send large documents. How to send a large file by e-mail? Limitations on the size of investments have led people to be creative, and their solutions are used today, and quite well. So the next time you need to send large documents, try one of these workarounds.

Sending a large file by email.

How to compress large files for email

There are two main approaches to overcome the limitations of email: compression and third-party hosting. Compression is a more direct path. you are still sending the file attached to the email, but simply changing the file format to make it small enough to limit the size of the attachment. Only you and the person to whom you sent the letter will have copies of your file. There are a number of widely used compression formats, but the most common are ZIP documents. Users can create zip files from large source documents and send them by email. To “extract” the compressed file back to its original form without loss of quality, the recipient of the ZIP archive can use special software.

To send any compressed file by email, the procedure is more or less the same. It requires the sender and receiver to use compatible software to compress and extract the file in question. Choosing the wrong compression format for emailing archived files may cause problems in the future. One way to solve this problem is to use a multi-format compressor / extractor. Consider the process of compressing and sending documents by e-mail on the example of the program WinZip.

How to compress and email files using WinZip

WinZip products provide several ways to quickly and easily send Zip documents as email attachments or share them as a link. WinZip provides a built-in email utility that allows you to use the WinZip email functionality, even if you do not have a MAPI email application. WinZip Courier provides an easy way to compress attachments when you click the Send button or right after attaching files. Courier requires a supported version of Outlook or a supported webmail service that is used with an Internet browser installed. With WinZip Courier you will save time on preparing and sending emails with attachments. The main features of the program:

  • Reduce the size of email attachments.
  • Send emails faster.
  • Save download time for recipients.
  • Reduce the amount of disk space needed to store email.
  • Reduce time spent creating emails.
  • Fewer steps to compress and add attachments.
  • Works with Microsoft Outlook and webmail services that you already use, reducing training time.
  • Protect attachments containing sensitive information using password-based AES encryption.

With WinZip Courier, you can send Zip documents that exceed the size allowed by your email provider. First you will need to create an account with at least one cloud service. Then you can either allow Courier to use the cloud service when the size of your Zip file exceeds the established size limit, or you can use the “Attach large file” button. The latter option allows you to avoid the possibility of an error that may occur if you use Microsoft Exchange and have a limit on the size of the attached file. Using WinZip Courier with cloud services, you can:

  • Email large documents. the size depends on whether you use a free account or a subscription account.
  • Send multiple files and folders in one secure zip file.
  • Protect documents you send with strong AES encryption.
  • Configure other conversion options for additional security or for easier use by the recipient.
  • Work directly from your email account.

With WinZip Courier, downloading to the cloud service will run in the background, allowing you to continue working with other e-mail messages instead of waiting for the message to be completed.

How to compress and attach files or folders from an open folder window

To compress documents or folders and attach them to a new e-mail message from the open folder window, simply right-click the documents or folders and select Zip and E-Mail from the WinZip submenu in the context menu. WinZip will compress the selected items in a temporary Zip file, create a new e-mail message and attach a Zip file to it. Then you can send the message as usual. WinZip will automatically delete the temporary Zip file when it is no longer needed.

How to compress attachments when writing messages

The technique described here can be used to compress attachments when composing messages using Outlook or other programs that allow you to attach documents using the standard Windows Open dialog box. This method does not require a MAPI-compliant mailer:

  1. Open the dialog box that you normally use to attach files.
  2. Find the file you want to attach.
  3. Right-click the file and select Add to .zip File Name from the WinZip context menu.
  4. Click the new zip file to select it.
  5. Click Open or Paste to attach a zip file.

How to send a zip zip file directly to WinZip

If the default email program is compatible with MAPI or you have WinZip configured to use the built-in mailbox, you can mail the currently open Zip file without leaving WinZip. To do this, click "Email" in the "Actions" panel. If your email program is not running, it will open automatically. XP users should select "Send to Recipient by Mail" (Zip and E-Mail) from the "File" menu.

Using cloud services with WinZip for file sharing

With WinZip, you can share Zip files as a link to a cloud service. First you will need to create an account with at least one cloud service and configure WinZip to use it. Then, when you use one of the WinZip e-mail functions, for example, Zip and E-mail, if the Zip file reaches a set threshold size, it will be uploaded to your cloud service account, and a link to your Zip file will be placed in the message . If you have WinZip configured to use the built-in mailbox, you will have the opportunity to click the Attach button. This allows you to share Zip files that are smaller than the configured size threshold. In addition, you can right-click any self-extracting Zip file and select Email filename.exe from the WinZip context menu. Your self-extracting Zip file will be uploaded to your cloud service account when your email is sent and the recipient of your message can download it.

Starting with WinZip 22.5, Windows 10 users can also share Windows Charms. You must have a supported cloud service in WinZip. Then, when you click Windows Charms, your file will be uploaded to the cloud service, and the link will be copied to the clipboard. These include an embedded email application, link copying, Microsoft OneNote, and more. For some choices, you may need to install the appropriate application from the Microsoft Store.

How to transfer a large file via Gmail

Mailboxes today with no problems holding and receiving messages with several GB in the attached documents. E-mail itself is a vehicle, it is also designed to transfer large files over the Internet. However, sending files by e-mail is not very efficient, and any mail server can reject mail that exceeds a certain — perhaps very limited — size.

Email and file sending services

File submission services that offer a document for downloading to recipients from the Internet (or via FTP) and collaboration sites that allow recipients to send a file, edit and annotate them are a more reliable means of transferring and sharing large files. As a rule, they are also more cumbersome to use than just sending email attachments. Google Drive, for example, integrates well with Gmail. Sending files via Google Drive directly from Gmail is very similar to adding attachments and is almost as simple. Instead of 25 MB, documents can be up to 10 GB in size, and you can also choose permissions for shared files. To upload a file (up to 10 GB in size) to Google Drive and easily share it in Gmail:

  1. Hover over the "Attach files" button (or the "+" sign) when posting in Gmail.
  2. Select Insert documents using Disk.
  3. Click the download tab.
  4. Drag a file (or several) from your computer and drag it into a special window.
  5. If you do not see "Drag documents here", click "Select files on your computer."
  6. If you have already uploaded files, click Add more files.
  7. Highlight all the documents you want to download.
  8. Click Open, then Download.

To send a file (or files) to your Google Drive account:

  1. Go to the "My Disk" category.
  2. Highlight all the documents you want to share, by email, so that they are marked.
  3. Use search and tags to find documents.
  4. Click Paste.

If one or more documents added to the message have not yet been sent to Google Drive to all email recipients, after clicking Send:

  1. To send a link that allows you to view, but not edit or comment on documents in Google Drive, make sure you select the option you want.
  2. To send a link with the ability to edit and comment on files in Google Drive, make sure that “Can be edited” is selected in the settings.
  3. To send a link that allows anyone to view and comment, but not edit documents on Google Drive, make sure that Commenting is selected in the send settings.
  4. To share documents only with recipients (and not those who use the link) through their Gmail (or Google) account on Google Drive, click Advanced settings and make sure that the "Change the way these files are on the disk" section is selected "Recipients of this letter." In order to allow all recipients to view, but not edit or comment on files in Google Drive, make sure that the option "Viewable" is selected in the recipients settings. In order to allow all recipients to edit and comment on files in Google Drive, make sure the corresponding switch is turned on.
  5. Click Share and Share.

Gmail allows you to go the other way: saving files received as regular email attachments on Google Drive is usually done with one click.

How to transfer a large file via Yandex

When sending a large file by email, you need to take care not to exceed the size limit. However, the situation is different with Yandex.Mail. Despite the file size limit (only 30 MB) in one letter, if you exceed the size limit, Yandex.Mail will automatically upload your file to Yandex.Disk (integrated cloud storage) and allow you to share the download using a link to the document.

IMPORTANT. You can download only files no larger than 2 GB at a time.

On the other hand, when you receive a file attachment in your Yandex.Mail account, you get the opportunity to save the file directly to your Yandex.Disk. Yandex.Mail has almost everything that the user expects from the postal service - from powerful web access, mobile applications, to IMAP / POP access and unlimited storage space.

Service benefits:

  • The service allows users to easily schedule mail and receive reminders.
  • Yandex allows you to easily search for similar letters using topics and contacts.
  • Unlimited storage offered by Yandex.Mail is another big advantage.
  • The ability to use IMAP / POP makes it easy to access Yandex.Mail through an e-mail client on a PC and a mobile application.

Features of the service:

  • Yandex offers a free mail service with an unlimited amount of memory, which starts from 10 GB and increases to 1 GB at a time when the limit is reached.
  • Ideal for both POP and IMAP, users can easily set up their Yandex.Mail account to send messages in the email client on the desktop and in the mobile application.
  • Topics are available in the Yandex.Mail settings, so you can customize your account according to your preferences.
  • Transfer of large files is carried out in a couple of clicks.
  • Mail includes an RSS reader. Although the RSS feed reader works separately from email, it does not include news such as emails.
  • A user can access Yandex.Mail through secure SSL / TLS connections and check it for fraudulent use or actions. You can also log off remotely from email clients using the web interface.
  • Mail can transfer emails from IMAP and POP email clients, and users can send emails through their Yandex account or via the web interface.
  • Yandex.Mail has a built-in translator that helps you read and send emails in different languages.
  • You can send a large file from your Yandex.Mail account by integrating Yandex.Disk. Some of the common documents that can be viewed in Yandex.Mail are PDF, XLS, RTF, Doc, and PPT.
  • If you sent an email from your Yandex.Mail account, but did not receive a timely response (within 5 days), you can have your Yandex.Mail account remind you of such letters.

  • Mail can provide DSN delivery notifications for letters you send.
  • Keyboard shortcuts are available in Yandex.Mail, which greatly improves usability.
  • With the Yandex.Mail account, you can also automatically set certain tasks. This includes forwarding emails to another address, deleting emails, exporting contacts, automatically responding to emails, etc.
  • You can save emails as templates for use in future posts.
  • You can schedule automatic delivery of emails at a specific date and time.
  • When sending invitations, wishes or greetings through your Yandex.Mail account, you can use the built-in e-cards.
  • Narrow your search by tag, status, folder, date, and field (for example, subject or sender) and find your emails faster.
  • Instead of storing emails in one folder, you can organize them into separate folders and tags according to your preferences.

Mail comes with built-in anti-virus software that protects your account by checking incoming emails and filtering emails from falling into your inbox. The service also has a task manager.

How to transfer a large file via Mail.ru

Sending a large file via Mail.ru consists in uploading it to a special client service. So, to throw a large document, follow these steps:

  1. Go to files.mail.ru - the service allows you to send large files to any user.
  2. Find the “Upload File” button and click it.
  3. A dialog box for selecting documents on your PC will open. Select the one you need and click the "Open" button.
  4. Click the "Upload File" button.
  5. After downloading the document, the button “Get link” will appear - click it.
  6. Copy the resulting link and send to the recipient.

After clicking on the link, the recipient of the message will go to the download page of your large document on the files.mail.ru service. Done!

Third-party file transfer services

As an alternative to the above methods, you can use one of the third-party large file transfer services. Рассмотрим самые популярные из них более детально.


Хотя FTP (File Transfer Protocol) может быть довольно старомодным по сравнению с облачными сервисами, такими как Dropbox и Google Drive, это все ещё один из самых надёжных способов загрузки и скачивания файлов. Все операционные системы поддерживают FTP, и существует множество веб-сайтов и надстроек, которые поддерживают загрузку и скачивание из вашего браузера, например, FireFTP. Пользователи Windows и Mac также могут использовать бесплатный ПК FTP-клиент Cyberduck. Единственным недостатком метода является то, что вам нужен доступ к удалённому серверу (например, к веб-хостингу). Многие компании, такие как DriveHQ, предлагают немного свободного места для хранения (1 ГБ), и цены могут очень выгодно отличаться от поставщиков облачных хранилищ.


Зарегистрируйте бесплатный аккаунт, и вы получите 10 ГБ памяти. Соедините свои учётные записи Facebook и Twitter, установите мобильное приложение и пригласите друзей, чтобы получить до 40 ГБ бонусного пространства. Вы можете загружать документы напрямую со своего компьютера или из интернета и создавать ссылку, которая позволит другим пользователям загружать документы с веб-сайта MediaFire. Платные подписки начинаются с 3, 75 долл. в месяц и включают в себя 1 ТБ дискового пространства, изрядное ограничение в 20 ГБ на размеры файлов, а также устраняют раздражающие капчи и рекламу. Ещё одна удобная функция премиум-класса – это одноразовые ссылки, которые гарантируют, что, как только получатель загрузит ваши документы, они больше не будут доступны.


Hightail (ранее YouSendIt) был создан для бизнес-пользователей. После регистрации вы можете создать специальные образы для различных файлов и проектов, которыми вы сможете поделиться с другими. Удобная функция «PipPoints» может даже использоваться для записи заметок на документах, когда вы и другие над ними работаете. Бесплатная облегчённая версия Hightail позволяет обмениваться файлами размером до 100 МБ. Подписка Pro доступна от 12 долларов в месяц и включает в себя неограниченные рабочие пространства и поддержку файлов до 25 ГБ. Также нет ограничений на количество людей, которые могут получить доступ к файлу в любой момент времени.


WeTransfer – один из самых простых сервисов для обмена большими файлами. Несколько щелчков мыши, и веб-сайт автоматически отправит документы для вас, и они будут доступны для загрузки в течение семи дней. Всё очень удобно для пользователя, с пошаговым мастером, который проведёт вас через процесс загрузки. За 12 долларов в месяц или 120 долларов в год вы можете перейти на WeTransfer Plus, который позволяет одновременно передавать до 20 ГБ файлов и предлагает 100 ГБ памяти. У вас также будет возможность установить пароль для загрузки файлов – плюс вы можете настроить фон и электронную почту, если хотите.

Resilio Sync

Ранее BitTorrent Sync, эта удобная утилита использует протокол BitTorrent – разработанный специально для обмена большими файлами для синхронизации документов непосредственно между вашими устройствами. Это одноранговое соединение может использоваться для двух или более устройств, таких как телефон и настольный ПК. Resilio Sync также поддерживает создание защищённых ссылок, позволяющих вашим контактам загружать документы из ваших папок. Это, естественно, означает, что ваше устройство должно быть подключено к сети, чтобы они имели к нему доступ. Само программное обеспечение предоставляется бесплатно, и нет никаких ограничений на объём данных, которые вы можете передавать или хранить.

Adobe Send&Track

Send&Track позволяет использовать веб-сайт Adobe или приложение Acrobat Reader для обмена большими файлами с несколькими получателями независимо от того, какое устройство вы используете (будь то телефон или ПК). На веб-сайте не указано никаких ограничений по количеству или размеру файлов, которые вы можете отправлять, но услуга не бесплатна и обойдётся вам в 20 долларов в год. Есть также ограничения на то, какие документы могут быть отправлены – например, 7-Zip архивы не допускаются. Одна из наиболее полезных здесь функций – это отслеживание, благодаря которому вы можете чётко видеть, открыт ли документ или нет.

Send Anywhere

Send Anywhere доступен практически для любой платформы, которую только можно представить, и может передавать документы размером до 10 ГБ совершенно бесплатно. Служба обмена файлами доступна в виде веб-приложения на //send-anywhere.com, в качестве расширения для браузера Chrome, в качестве мобильного приложения для Android и iOS и в качестве загружаемого программного обеспечения для Windows и macOS. Существуют также версии для Linux и Amazon Kindle, а также плагины для WordPress и Outlook. Виджет браузера позволяет обмениваться файлами до 4 ГБ, но настольное программное обеспечение для платных подписчиков поддерживает документы до 1 ТБ. Этого должно быть более чем достаточно для всех, кроме самых больших 4K видеофайлов.


Зарегистрируйтесь в этой облачной службе хранения, и любые документы, перемещённые в папку Dropbox, могут быть опубликованы через веб-ссылку. В некоторых операционных системах вы можете сделать это, щёлкнув правой кнопкой мыши, для других вам может потребоваться войти на сайт и щёлкнуть ссылку «Поделиться». Самое главное, что человеку, которому вы отправляете ссылку, не обязательно быть пользователем Dropbox – он может просто скачивать документы с сайта. У Dropbox есть бесплатный порог, который даёт вам 2 ГБ дискового пространства, но вы можете заработать больше, пригласив друзей использовать эту услугу – или увеличить лимит до 1 ТБ, зарегистрировавшись в Dropbox Plus за 9, 99 долларов в месяц. Последний вариант также позволяет намного лучше контролировать документы, включая управление версиями, а также удалённую очистку устройства, и вы можете установить пароль для загрузки.


Последний вариант в этом списке – WikiFortio. Это также служба обмена файлами, очень похожая на Firefox Send, которая позволяет отправлять защищённые паролем документы по электронной почте. Интерфейс прост и имеет два простых варианта – Загрузить файл и Скачать файл. Всё, что вам нужно сделать, это нажать кнопку «Загрузить файл», ввести сведения о файле и нажать «Загрузить». Done! После этого инструмент представит множество ссылок, которыми вам нужно поделиться с получателем. Не забудьте уменьшить срок хранения до 1 или 2 дней.


Ещё один сервис передачи больших файлов, обладающий следующими особенностями:

  • Отправка больших файлов до 8 ГБ.
  • Идеально подходит для отправки JPG, PFs, MP3.
  • Отправляйте важные большие документы клиентам.
  • Быстрый, простой и безопасный в использовании.
  • Доступно с 256-битной безопасностью AES.
  • Нет программного обеспечения для установки.
  • Попробуйте бесплатно.

Ваш безопасный жёсткий диск в облаке. Используйте сервис, чтобы:

  • Создать резервную копию всех ваших файлов онлайн.
  • Хранить важную информацию и получать к ней доступ из любого места.
  • Делиться своими сохранёнными файлами с другими пользователями.
  • Резервное копирование вашего сайта и других проектов.
  • Архивирование важных данных.
  • Для группового обмена файлами доступен бизнес-план.

Как видите, способов передачи больших файлов через e-mail довольно много. Если вы уже сталкивались с подобной проблемой и знаете другие обходные пути ограничений на размер вложений писем, поделитесь комментариями под этой статьёй.